Een seminarie organiseren – laat niets aan het toeval over

Voor wie binnenkort een seminarie of ander bedrijfsevenement moet organiseren staan hieronder enkele belangrijke criteria om de ideale seminarie zaal voor een bedrijfsevenement te kiezen.

Het aantal deelnemers dat deelneemt aan uw seminarie

Het eerste belangrijke criterium is natuurlijk het aantal deelnemers. Dat is uiteraard heel bepalend voor de grootte van de zaal. Is het een werkvergadering met een vijftiental mensen? Eerder een groots congres met een paar honderdtal genodigden? Niet alle businesscentra hebben een groot auditorium voor bv. 700 mensen zitten te kunnen ontvangen.

De opstelling van de deelnemers in de zaal

Ten tweede is het belangrijk zich af te vragen hoe de gasten van uw seminarie zich moeten kunnen installeren. Is het eerder een ‘luister’event en is het voldoende voor iedereen een zitplaats te voorzien, of heeft iedereen een eigen schrijftafel nodig? Wat moet de opstelling worden van de genodigden? Een U-opstelling? Een school-opstelling? Een theater-opstelling? Een rechthoekige opstelling? Dat is heel belangrijk voor de grootte van de zaal. Een zaal kan bv. groot genoeg zijn om 200 mensen in theater-opstelling te plaatsen, maar niet om diezelfde 200 mensen in een school-opstelling met schrijftafel te installeren.

Heeft u één enkele zaal of meerdere zalen nodig voor uw evenement ?

Vervolgens is het belangrijk te weten wat de bedoeling is: blijft iedereen in dezelfde zaal tijdens het seminarie, of worden er na een korte inleiding kleinere werkgroepjes samengesteld die apart moeten kunnen vergaderen? Sommige businesscentra bieden de mogelijkheid om naast een grote zaal voor de inleiding en het slot ook kleinere vergaderzalen te voorzien, eventueel afgescheiden met uittrekbare wanden. Daardoor is het mogelijk kleinere ruimten te creëren.

Welke cateringformule wenst u uw genodigden te bieden ?

Welke cateringformule wensen jullie bij het seminarie ? Meestal is het mogelijk een korte koffiepauze met koffie, thee en fris en een stuk cake te voorzien. Voor de lunch is het dikwijls mogelijk te kiezen uit een sandwichformule, een koud of warm buffet of een menu geserveerd aan tafel. Alle formules hebben uiteraard een ander prijskaartje, maar nemen ook een andere tijd in beslag.

Wenst u tevens een teambuildingactiviteit te organiseren ?

Wensen jullie een bijkomende activiteit te voegen aan het seminarie ? Willen jullie naast ‘werken’ ook de teamspirit van de groep mensen versterken met bijvoorbeeld een originele teambuildingactiviteit? Dat kan kort, langer, binnen, buiten, met de hele groep of met kleinere groepjes. Ook hier geeft u in grote lijnen aan wat u wenst, het businesscenter zal met enkele voorstellen komen.

Bereikbaarheid van het businesscentrum

Tenslotte nog een laatste belangrijk aspect, de bereikbaarheid van het businesscentrum. Hoe komen de genodigden? Komen zij allemaal met een eigen auto? Is er dan voldoende parking beschikbaar? Zijn er sommige gasten afhankelijk van het openbaar vervoer? Is dat mogelijk?

Nu, pas wanneer u al deze criteria heeft onderzocht, kunt u beginnen zoeken naar het geschikte businesscenter voor uw seminarie. Laat niets aan het toeval over, zorg zelf voor een succes!