Risicoanalyse opstellen bij een congres

Het speelt bij elk congres en evenementen een belangrijke rol: de risicoanalyse. Veiligheid mag namelijk nooit op de achtergrond gelaten worden. Hoe kun je je dan zo goed mogelijk voorbereiden op de mogelijke gevaren en risico’s op een evenement? Je leest het hier.

Wanneer de datum en locatie van een congres dan eindelijk zijn vastgesteld moeten de organisatoren altijd een risicoanalyse opstellen en doorlopen. Dit kan gedaan worden in vier stappen. Echter moeten deze stappen waarschijnlijk vaker doorlopen worden als het congres of evenement groter is. Hoe groter het congres, hoe waarschijnlijker de kans dat de stappen vaker aan bod moeten komen.

Risicoanalyse opstellen in 4 stappen

Aan de hand van de volgende stappen kun je risicoanalyse gemakkelijk opstellen en doorlopen.

1. Zet alle mogelijke gevaren op een rijtje

Het bepalen van alle risicofactoren wordt gerealiseerd door het beschrijven van het congres aan de hand van drie veel gebruikte profielen:

• het activiteitenprofiel
• het publieksprofiel
• het ruimtelijk profiel

Om deze stap te voltooien moeten eerst de datum, de congreslocatie en de activiteit vastgesteld zijn.

2. Hoe worden de risico’s een daadwerkelijke calamiteit?

Alle mogelijke gevaarlijke scenario’s worden bepaald aan de hand van de geïndentificeerde risico’s en de bepaalde mogelijke calamiteiten. Daarnaast komen de locatie, tijd, duur en omvang van de mogelijke calamiteit in deze stap naar voren.

3. Bepaal de impact aan de hand van het aantal mogelijke gewonden en slachtoffers

Als eerste is het belangrijk om de kans en mogelijke impact van elk scenario in te schatten. Hierbij moet de beheersbaarheid van een calamiteit ook meegerekend worden. Vervolgens selecteer je een aantal scenario’s waar je je in ieder geval op wilt voorbereiden. Deze selectie wordt gemaakt aan de hand van de beheersbaarheid en acceptatie van de risico’s. Een te grote kans op een calamiteit met een aanzienlijke impact kan leiden tot het verplaatsen van een evenement, zoals een storm.

4. Hoe kunnen de geselecteerde scenario’s voorkomen worden?

Het bedenken en selecteren van potentiële maatregelen wordt gedaan aan de hand van mogelijke oplossingen in combinatie met de geselecteerde scenario’s. Hierbij ligt de focus op effectiviteit, haalbaarheid en eventuele kosten. Zo wordt het gemakkelijk om overal op voorbereid te zijn.