Vier keer effectief vergaderen

Het is weer zover, de wekelijkse meeting op kantoor. Stiekem baal je, want je weet dat dit je weer enorm veel tijd gaat kosten in vergelijking met wat het je oplevert. Hoe stijlvol de vergaderruimte ook is en hoe lekker de koffie ook is, je ziet er tegenop. De vergaderingen lopen vrijwel altijd uit en de helft van de tijd wordt er niet effectief vergaderd. Uiteindelijk ben je anderhalf uur verder en zijn er nog geen knopen doorgehakt. Hieronder vind je een aantal tips om een stuk effectiever te vergaderen.

Beloon laatkomers niet
De eerste stap naar een effectieve vergadering is er een met een duidelijke boodschap; beloon laatkomers niet. Wacht niet met de meeting tot iedereen aanwezig is, maar wees streng met de tijd. Negen uur is negen uur. Begin stipt op tijd en pauzeer niet als laatkomers binnenkomen. Op deze manier zal je vanzelf zien dat steeds minder mensen te laat komen. Iedereen is druk en kan zijn of haar tijd goed gebruiken, wacht dus nooit op een paar laatkomers.

Maak een duidelijke agenda
Maak van tevoren een duidelijke agenda met de punten die jullie gaan bespreken. Laat iedereen deze agenda van tevoren compleet maken door punten toe te voegen, maar laat dit tijdens de meeting niet meer toe. Alles wat er niet vooraf is ingezet, wordt pas de week daarop besproken. Op deze manier voorkom je onnodige uitloop en weet je wat er besproken gaat worden.

Zorg voor een goede timing tijdens de meeting
Blijf niet te lang bij puntjes hangen tijdens de meeting. Ga elk punt zo snel mogelijk langs. Spreek een bepaalde tijdsduur af voor de vergadering en houd je daar ook aan, bijvoorbeeld maximaal drie kwartier. Begin op tijd en stop op tijd. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat een vergadering niet uitloopt. Stel je voor dat je een meeting hebt met tien man en het loopt een half uur uit. Dat zijn in totaal vijf werkuren die ook ergens anders aan hadden kunnen worden besteed.

Schaf de rondvraag af
De rondvraag duurt vaak erg lang. Mensen beginnen tijdens de rondvraag vaak over punten die niet in de agenda staan en er was juist afgesproken dat dit niet meer zou gebeuren. Alleen punten uit de agenda worden besproken tijdens de meeting. Als je iets wilt inbrengen, zet dit dan van tevoren in de agenda. Mensen die echt een brandende vraag hebben, lopen vanzelf wel naar de desbetreffende persoon toe na de meeting.